CDD remplacement Assistant culturel /Assistant de direction à l’Institut français de NRW - Dusseldorf

Emploi

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions. Au sein d´une équipe de 11 personnes, l’assistant(e) de direction et de programmation culturelle est chargé(e) d'assister le directeur de l'Institut dans l’ensemble de ses missions. Il/elle est chargée de la programmation culturelle, de l’ensemble de la communication institutionnelle, de la traduction et de l’interprétariat lors des manifestations et de la gestion du secrétariat de direction. Il/elle exerce donc sa polyvalence sur deux grands domaines d'activité :

- la programmation et la mise en œuvre des manifestions culturelles.

- la gestion du secrétariat de direction

Missions: 

Sous l’autorité du directeur, / du responsable culturel, l’assistant culturel remplit principalement les missions suivantes :

Programmation culturelle

- Assistance auprès du Directeur afin

  •  D´assurer le rayonnement de l´Institut ;
  • De promouvoir des activités de l’institut ;
  • De développer de la visibilité et de l´attractivité de l´Institut au plan local et régional ;

- Assistance auprès du directeur dans la conception de la programmation culturelle de l’institut ;

- Coordination de manifestations culturelles ;

  • Planification budgétaire et administrative ;
  • Participation à la recherche de partenariat ;
  • Etablissement des contrats/conventions ;
  • Organisation logistique (location/ aménagement de salle, coordination de l’aménagement des espaces , …) ;
  • Suivi administratif et budgétaire des dépenses et des recettes ;

- Participe à la recherche de financements nouveaux, dossiers (demandes de subvention), relations avec les sponsors et les partenaires pour accroître l`attractivité de l`Institut français

- Gestion de la communication de l´Institut en lien avec son activité culturelle :

  • Animation des réseaux sociaux (Facebook et sites projets dédiés de l´Institut), et de la page internet de l´Institut ;
  • Elaboration de tous les supports de communication (newsletter, programme papier,…) ;
  • Relations presse : élaboration des communiqués et dossiers de presse ;
  • Relations publiques et représentation de l´Institut lors de réunions avec des partenaires : accueil et accompagnement des invités et inauguration de festivals, expositions ou autres manifestations culturelles en l’absence du directeur ;

- Traduction

Gestion du secrétariat bilingue

- Planifier et organiser l’agenda et les déplacements de la directrice

- Assurer le secrétariat de la directrice : traitement du courrier, des appels téléphoniques, des parapheurs

- Préparation/ Rédaction en français et en allemand

  • des notes et dossiers pour le directeur
  • des réponses
  • des listes d’invitation

- Fusionner et mettre en forme les contributions des différents services Organiser les déplacements du directeur

- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus

- Assurer la communication en interne (organisation réunions collectives, relances de commandes, diffusion ciblée d’informations,…)

- Accueil des visiteurs

- Réservation et répartition des salles, locations, coordination de l’aménagement des espaces, mise à disposition de salles

Profil recherché: 

Qualités personnelles

  • Sens aigu de l’organisation et d’anticipation, autonomie
  • Grande aisance relationnelle et sens du contact
  • Polyvalence * Disponibilité (horaires flexibles)
  • Discrétion et loyauté
  • Affinité marquée avec les principaux domaines culturels (livre, cinéma, arts, etc.)

Compétences techniques

  • Parfaite maîtrise de l’allemand et / ou du français et niveau C1 dans l´autre langue (Certificat DALF souhaité pour les candidats non francophones)
  • Maîtrise du pack MS-Office / des réseaux sociaux indispensable et connaissance d’Adobe Photoshop et d´autres logiciels de communication souhaitable

Formation et expérience requise

  • Master en sciences humaines/management culturel souhaité, avec une expérience en programmation/animation culturelle
  • Bonne connaissance du fonctionnement des institutions culturelles (France/Allemagne) et si possible du paysage culturel local
  • Bonne culture générale dans le domaine de la création artistique francophone
Informations générales: 
  • Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à Mme Géraldine BRELET, secrétaire générale de l’Institut de Rhénanie-du-Nord-Westphalie (geraldine.brelet@institutfrancais.de)
  • Date limite de candidature : 04.02.2019 Les candidatures répondant au profil du poste sont traitées par ordre d’arrivée et les entretiens en vue d’un recrutement (Skype éventuellement puis à Düsseldorf) pourront avoir lieu avant cette date.
Date de début: 
2019-03-26
Durée: 
3.5 mois
Volume horaire hebdomadaire: 
38.50 h/sem
Rémunération (ou gratification): 
2 364.00 €
Lieu: 

Institut français - site de Düsseldorf (Bilkerstrasse 7/9, 40213 Düsseldorf)

Date limite de candidature: 
2019-02-14
Responsable de l'offre: 
Géraldine BRELET